Betriebskostenabrechnung: Warum die Frist an der Form scheitert
Die meisten Nachforderungen gehen nicht verloren, weil zu spät abgerechnet wurde – sondern weil die fristgerechte Abrechnung formell unwirksam war und die Frist deshalb nicht gewahrt hat.
Die Frist und ihre einzige Ausnahme
Nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB ist dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist die Nachforderung ausgeschlossen – es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Diese Ausnahme ist eng: Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss fristgerecht abrechnen, auch wenn die WEG-Jahresabrechnung noch nicht vorliegt (BGH, Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15). Für die Gewerberaummiete gilt die Jahresfrist nicht (BGH, Urteil vom 27.01.2010 – XII ZR 22/07).
Formell oder materiell – die entscheidende Unterscheidung
Die Frist wird nur durch eine formell ordnungsgemäße Abrechnung gewahrt; materielle Fehler sind auch nach Fristablauf noch korrigierbar (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04). Formell erforderlich sind vier Angaben: die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und der Abzug der Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18). Der Schlüssel „Wohnfläche“ bedarf dabei keiner Erläuterung. Fehlt eine dieser vier Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam – und die Frist läuft ins Leere, obwohl fristgerecht abgerechnet wurde.
Was überhaupt umgelegt werden darf
§ 2 BetrKV enthält einen abschließenden Katalog. „Sonstige Betriebskosten“ nach Nr. 17 müssen im Mietvertrag einzeln und konkret benannt sein; ein Sammelposten genügt nicht (BGH, Urteil vom 07.04.2004 – VIII ZR 167/03). Instandhaltungs- und Verwaltungskosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig – beim Hauswart sind die Anteile deshalb getrennt auszuweisen, sonst droht die Kürzung der gesamten Position. Das Wirtschaftlichkeitsgebot ist eine vertragliche Nebenpflicht; ein Verstoß führt zu Schadensersatz, nicht zur Unwirksamkeit der Abrechnung, und die Beweislast trägt der Mieter (BGH, Urteile vom 06.07.2011 – VIII ZR 340/10 und vom 25.01.2023 – VIII ZR 230/21).
Einwendungsfrist und Belegeinsicht
Der Mieter muss Einwendungen binnen zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung erheben, danach ist er präkludiert (§ 556 Abs. 3 S. 5, 6 BGB) – für den Vermieter der wichtigste Verteidigungshebel, der aktiv eingewendet werden muss. Umgekehrt umfasst die Belegeinsicht auch die Zahlungsbelege, ein besonderes Interesse ist nicht erforderlich, und bis zur Gewährung besteht ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters (BGH, Urteil vom 09.12.2020 – VIII ZR 118/19). Grundsätzlich besteht Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege (BGH, Urteil vom 15.12.2021 – VIII ZR 66/20).
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Was passiert, wenn ich die 12-Monats-Frist verpasse?+
Nachforderungen sind dann nach § 556 Abs. 3 S. 3 BGB ausgeschlossen, es sei denn, die Verspätung ist nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss der Vermieter dem Mieter allerdings weiterhin auszahlen – die Präklusion wirkt nur zulasten der Nachforderung.
Welche vier Angaben braucht die Abrechnung mindestens?+
Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Berechnung des Mieteranteils und Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Frist nicht.
Darf ich als Vermieter auf die WEG-Abrechnung warten?+
Nein. Der Bundesgerichtshof verlangt auch vom Vermieter einer Eigentumswohnung die fristgerechte Abrechnung, selbst wenn die WEG-Jahresabrechnung noch aussteht. Sinnvoll ist, fristgerecht abzurechnen und einzelne Positionen ausdrücklich unter Nachberechnungsvorbehalt zu stellen.
Wie ist mit der Grundsteuer nach der Reform umzugehen?+
Die Grundsteuer bleibt nach § 2 Nr. 1 BetrKV umlagefähig; die Reform ändert vor allem die Höhe. Bei noch nicht bestandskräftigen Bescheiden empfiehlt sich ein ausdrücklicher Nachberechnungsvorbehalt in der Abrechnung und eine Wiedervorlage auf den Tag der Kenntnis vom endgültigen Bescheid plus drei Monate.
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Dieser Beitrag ist allgemeine Rechtsinformation und keine Rechtsberatung im Einzelfall.