Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach § 14 UStG gehören auf jede Rechnung: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum, das Netto-Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten Erleichterungen. Dieser Generator setzt die Pflichtangaben automatisch zusammen und berechnet Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag für dich.
Rechnung als Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Pflicht ist dann ein klarer Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Setzt du den Haken im Generator, entfällt die USt-Berechnung und der Hinweis wird automatisch ergänzt.
Wichtig: Weist du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt trotzdem. Deshalb übernimmt der Generator das für dich korrekt.
E-Rechnung: Wann ist sie Pflicht?
Rechnungen an andere Unternehmen im Inland müssen seit 01.01.2025 grundsätzlich als E-Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt werden (§ 14 Abs. 1, 2 UStG). Eine PDF- oder Papierrechnung ist nur noch in der Übergangszeit zulässig: bis 31.12.2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Empfangen können muss eine E-Rechnung aber jedes Unternehmen. Dieser Generator erstellt eine Rechnung als Text bzw. PDF, also keine E-Rechnung.
Fortlaufende Rechnungsnummer richtig vergeben
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein – Lücken oder Dopplungen sind zu vermeiden, da das Finanzamt darauf achtet. Bewährt haben sich Schemata wie „2026-001“, „2026-002“ oder nach Kunde gegliederte Nummernkreise. Wähle ein System und behalte es konsequent bei.