Datenschutzerklärung (Muster)
1. Verantwortlicher
Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVOVerantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:
[Name / Firma] [Straße Hausnummer] [PLZ Ort] E-Mail: [E-Mail-Adresse] Telefon: [Telefonnummer]
Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
Anpassen: Name und Anschrift müssen mit dem Impressum übereinstimmen. Bei einer GmbH oder UG die Gesellschaft nennen, nicht die Geschäftsführung persönlich.
2. Datenschutzbeauftragter
Art. 13 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 38 BDSGEin Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO, § 38 Abs. 1 BDSG) nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten.
Anpassen: Pflicht zur Benennung besteht nach § 38 Abs. 1 Satz 1 BDSG, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, außerdem bei Datenschutz-Folgenabschätzungen oder geschäftsmäßiger Datenübermittlung (§ 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG). Ist ein Beauftragter benannt, hier dessen Kontaktdaten einsetzen.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Art. 6 Abs. 1, Art. 7 Abs. 3 DSGVOWir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Welche Rechtsgrundlage im Einzelnen gilt, nennen wir bei jeder Verarbeitung.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Anpassen: Nicht kürzen: Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO verlangt die Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung, Art. 13 Abs. 2 lit. c den Hinweis auf den Widerruf.
4. Hosting und Server-Logfiles
Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 28 DSGVODiese Website wird bei [Hosting-Anbieter, Ort] gehostet. Bei jedem Aufruf erfasst der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer).
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach [Speicherdauer Logfiles, z. B. 7 Tage] gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.
Mit dem Hosting-Anbieter haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Anpassen: Anbieter und Serverstandort eintragen (steht im AV-Vertrag des Hosters). Liegt der Server außerhalb der EU, zusätzlich Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“ anpassen.
5. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVOWenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung der Anfrage und für Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage einen Vertrag betrifft, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Daten löschen wir, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Anpassen: Gilt für jede Website mit E-Mail-Adresse im Impressum, also praktisch immer.
6. Kontaktformular
Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVONutzen Sie unser Kontaktformular, werden die eingegebenen Daten (Pflichtfelder: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) sowie der Zeitpunkt der Absendung an uns übermittelt und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne die Pflichtfelder können wir die Anfrage jedoch nicht beantworten.
Anpassen: Pflichtfelder an das eigene Formular anpassen. Läuft das Formular über einen externen Dienst (z. B. Formular-Tool, CRM), diesen als Auftragsverarbeiter nennen.
8. Empfänger und Weitergabe an Dritte
Art. 13 Abs. 1 lit. e, Art. 28 DSGVOWir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben, eine gesetzliche Pflicht besteht oder ein berechtigtes Interesse dies rechtfertigt. Empfänger sind die in dieser Erklärung genannten Dienstleister (Hosting, Kommunikation, Zahlung, Versand, Analyse), die für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig sind, sowie Behörden, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind.
Anpassen: Weitere Empfänger (Steuerberater, Inkasso, Lettershop) ergänzen, falls genutzt.
9. Datenübermittlung in Drittländer
Art. 13 Abs. 1 lit. f, Art. 44–49 DSGVOSoweit wir Daten in Länder außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln (insbesondere USA), geschieht dies nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt (Art. 45 DSGVO, etwa das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder geeignete Garantien bestehen, insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien stellen wir auf Anfrage über die oben genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
Anpassen: Findet keine Drittlandübermittlung statt, den Absatz durch den Satz ersetzen: „Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.“
10. Speicherdauer
Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVOSoweit in dieser Erklärung keine konkrete Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach löschen wir sie, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere aus Handels- und Steuerrecht) oder die Verjährung möglicher Ansprüche verlangen eine längere Speicherung. In diesem Fall wird die Verarbeitung eingeschränkt.
Anpassen: Wo eine Frist feststeht (Logfiles, Bewerbungen, Rechnungen), die Frist im jeweiligen Abschnitt konkret nennen.
11. Ihre Rechte als betroffene Person
Art. 13 Abs. 2 lit. b–d, Art. 15–21, Art. 77 DSGVOSie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: [Aufsichtsbehörde, z. B. Landesbeauftragte/r für Datenschutz des Bundeslandes Ihres Sitzes].
Anpassen: Das Widerspruchsrecht muss nach Art. 21 Abs. 4 DSGVO getrennt von den übrigen Informationen hervorgehoben werden – deshalb der eigene Absatz. Zuständige Behörde: die Landesdatenschutzbehörde am Sitz des Unternehmens.
12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVOSie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben können wir jedoch eine Anfrage nicht beantworten oder einen Vertrag nicht schließen und erfüllen.
Anpassen: Bei Bestellpflichtfeldern oder Vertragsdaten die Folgen der Nichtbereitstellung konkret benennen.
13. Automatisierte Entscheidungsfindung
Art. 13 Abs. 2 lit. f, Art. 22 DSGVOEine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Anpassen: Wer Bonitätsprüfungen oder automatisierte Betrugsfilter vor Vertragsschluss einsetzt, muss hier Logik, Tragweite und Auswirkungen beschreiben.
14. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Art. 12 Abs. 1, Art. 13 Abs. 3 DSGVODiese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand [Datum]. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, sie zu ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter dieser Adresse.
Anpassen: Nach jeder Änderung das Datum anpassen. Neue Tools oder Dienste zuerst hier ergänzen, dann einbauen.
Hinweis: Dieses Muster ist eine unverbindliche Vorlage zur Orientierung und keine Rechtsberatung. AnwaltX ist eine KI-gestützte Software und keine Rechtsanwaltskanzlei. Alle Platzhalter in eckigen Klammern sind zu ersetzen, nicht genutzte Bausteine zu streichen. Im Einzelfall eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder eine Datenschutzberatung fragen.